En una era de litigios crecientes, escrutinio regulatorio y dispersión de datos, eDiscovery se ha convertido en una función crítica tanto para equipos de TI como legales. Ya sea respondiendo a una retención legal, investigación interna o auditoría de cumplimiento, las organizaciones deben poder localizar, preservar y producir rápidamente la información electrónica relevante.

Este documento explora los fundamentos de eDiscovery, las capacidades de Microsoft 365 y las mejores prácticas para construir una estrategia de eDiscovery escalable y defendible.

¿Qué es eDiscovery?

eDiscovery (descubrimiento electrónico) es el proceso de identificar, recopilar, revisar y producir información electrónica almacenada (ESI) en respuesta a solicitudes legales o regulatorias. Esto incluye correos electrónicos, chats de Teams, documentos, calendarios y más.

Principales motivos:

  • Litigios civiles
  • Investigaciones regulatorias (por ejemplo, SEC, HIPAA, GDPR)
  • Revisiones internas de RRHH o cumplimiento
  • Solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA)

Por qué los líderes de TI deben preocuparse

Los equipos legales pueden liderar eDiscovery, pero los líderes de TI lo habilitan. Tu papel es fundamental en:

  • Garantizar que los datos sean accesibles y estén correctamente retenidos
  • Gestionar permisos y controles de acceso
  • Apoyar retenciones legales y preservación de datos
  • Integrar herramientas de eDiscovery con la infraestructura existente

El ciclo de vida de eDiscovery

  1. Identificación
    Localizar datos potencialmente relevantes en cargas de trabajo de Microsoft 365 (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams). Utiliza Content Search y herramientas de eDiscovery de Microsoft Purview para delimitar el conjunto de datos.
  2. Preservación
    Aplicar retenciones legales para evitar la eliminación o modificación de contenido. Las retenciones pueden dirigirse por usuario, palabra clave o ubicación.
  3. Recopilación
    Exportar datos para revisión o transferencia a plataformas de revisión de terceros. Microsoft 365 admite exportaciones seguras y auditadas en formatos PST o nativos.
  4. Revisión
    Utiliza Advanced eDiscovery para filtrar, etiquetar y analizar contenido. Incluye detección de duplicados, agrupación de correos y puntuación de relevancia.
  5. Producción
    Entregar datos en un formato que cumpla con los requisitos legales o regulatorios, con documentación completa de la cadena de custodia.

Capacidades de eDiscovery en Microsoft 365

Microsoft Purview ofrece tres herramientas de eDiscovery: Content Search, eDiscovery (Estándar) y eDiscovery (Premium). La siguiente tabla resume sus principales características:

Capacidad

Content Search

eDiscovery (Estándar)

eDiscovery (Premium)

Búsqueda de contenido

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Consultas por palabra clave y condiciones de búsqueda

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Estadísticas de búsqueda

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Exportar resultados de búsqueda

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Permisos basados en roles

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Gestión de casos

  

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Retención legal de ubicaciones de contenido

  

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Gestión de custodios

    

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Notificaciones de retención legal

    

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Indexación avanzada

    

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Remediación de errores

    

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Conjuntos de revisión

    

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Soporte para adjuntos en la nube y versiones de SharePoint

    

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Reconocimiento óptico de caracteres

    

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Agrupación de conversaciones

    

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Estadísticas y reportes de recopilación

    

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Filtrado de conjuntos de revisión

    

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Etiquetado

    

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Analítica

    

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Modelos de codificación predictiva

    

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Metadatos computados de documentos

    

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Transparencia de trabajos de larga duración

    

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Exportación a almacenamiento Azure del cliente

    

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Mejores prácticas para líderes de TI

Los líderes de TI pueden hacer que eDiscovery sea estratégico integrando gobernanza, colaboración y preparación en las rutinas diarias para un cumplimiento proactivo.

  • 🛡️ Establecer políticas claras de gobernanza de la información
  • 🗂️ Clasificar y etiquetar proactivamente los datos sensibles
  • 🧪 Probar los flujos de trabajo de eDiscovery con anticipación
  • 🤝 Colaborar con equipos legales y de cumplimiento
  • 📚 Mantenerse actualizado con regulaciones (GDPR, HIPAA, etc.)

eDiscovery ya no es solo una preocupación legal: es una responsabilidad central de TI. Con las herramientas y procesos adecuados, las organizaciones pueden responder rápidamente a demandas legales y de cumplimiento, minimizando riesgos y costos. Microsoft 365 ofrece una plataforma poderosa e integrada para gestionar todo el ciclo de vida de eDiscovery de manera segura, eficiente y escalable.

Cómo Olive + Goose ayuda

  • Evalúa tu preparación actual para eDiscovery y cumplimiento.
  • Configura entornos de Microsoft Purview eDiscovery (Estándar y Premium).
  • Implementa políticas de retención, etiquetado y retención legal.
  • Proporciona capacitación para equipos legales, de cumplimiento y TI sobre flujos de trabajo de eDiscovery.
  • Apoya auditorías simuladas y respuesta a incidentes en tiempo real.

Con amplia experiencia en industrias reguladas, Olive + Goose garantiza que tus procesos de eDiscovery sean defendibles, eficientes y listos para auditoría.

Referencias